CUENTAS ANUALES: ¿Qué presento? ¿cuándo lo presento? Y ¿qué ocurre si no lo hago?

Aún no ha acabado la campaña de renta y las empresas centran ya sus esfuerzos en la aprobación de las cuentas anuales del 2018. Las cuentas anuales son una serie de documentos cuyo objetivo principal es reflejar, a través de las cifras, la imagen fiel del patrimonio de la empresa, su situación financiera y sus resultados. Pero lo verdaderamente importante es que todas las empresas son comparables gracias a una misma base definida por el Plan general de contabilidad (Reales decretos 1514/2007 y 1515/2007) y las Normas Internacionales de Información Financiera (IFRS por sus siglas en inglés).

¿Qué documentos debo presentar?

Las cuentas anuales las conforman los siguientes documentos:

• Balance de situación: Es la foto fija donde se observan el conjunto de bienes y derechos, las obligaciones contraídas a largo y corto plazo y el patrimonio empresarial.
• Cuenta de Pérdidas y Ganancias: Es el estado que refleja el flujo de ingresos y de gastos durante el ejercicio de una actividad económica y sus cuenta contables son las de los grupos 6 y 7 del Plan General Contable.
• Estado de cambios en el Patrimonio Neto (ECPN): Es un estado financiero menos conocido que los dos anteriores y resume los ingresos y gastos imputables directamente sobre el patrimonio de la empresa, a través de las cuentas de los grupos 8 y 9, sin pasar por PYG (cuenta de resultados). Mientras que la cuenta de pérdidas y ganancias refleja ingresos y gastos procedentes de la explotación y actividad de la empresa, el ECPN recoge los incrementos y decrementos de los fondos propios de la empresa, activos financieros e ingresos o gastos procedentes de subvenciones, donaciones, legados y los propios beneficios generados durante el año que pasan a ser fondos propios de la empresa.
• Estado de flujos de efectivo (EFE): Este estado, es el que, verdaderamente, refleja el cashflow de la empresa, es decir, la variación del efectivo y/o todo instrumento financiero con un alto grado de liquidez, es decir, fácilmente convertible en efectivo, por ejemplo, los depósitos bancarios a la vista.
• Memoria: Es un documento integrador y de desarrollo, su función principal es, completar, ampliar, comentar y realizar aclaraciones sobre el resto de los documentos (anteriormente citados) que integran las cuentas anuales.

A partir de aquí y teniendo en cuenta una serie de requisitos, los distintos estados que conforman las CCAA pueden formularse de dos formas: normal o abreviado y en función de estos requisitos y del plan general contable que se aplica, se establece con, carácter general, tres tipos de modelos de presentación de CCAA: modelo PYME, modelo  abreviado y modelo normal.

MODELO PLAN GENERAL CONTABLE PARA PYMES

Si se quiere optar por formular: Balance abreviado, Cuenta de Pérdidas y Ganancias abreviada y Memoria abreviada se ha de acoger al plan general contable de Pymes (RD 1515/2007), los limites cuantitativos para su aplicación son:

4. Total de Activo: debe ser inferior a 4.000.000
5. INCN: el importe neto de cifra de negocios debe ser inferior a 8.000.000 euros.
6. nº medio de trabajadores debe ser inferior a 50.

Se deben cumplir, al menos dos requisitos de los anteriores, y durante dos periodos consecutivos. Es importante recordar que en este modelo, al igual que el modelo normal en su versión abreviada (lo explicamos en el siguiente apartado), no es obligado presentar ECPN ni EFE.

MODELO NORMAL ABREVIADO DE PLAN GENERAL CONTABLE

Cabe la posibilidad de que, por criterios no tanto cuantitativos sino cualitativos, no sea posible aplicar el plan general contable para pymes (RD 1515/2007) y exista la obligación de acogerse al plan general contable normal (RD 1514/2007), en ese caso, habría que depositar unas cuentas anuales con balance abreviado, cuenta de pérdidas y ganancias abreviada, ECPN abreviado y memoria abreviada, siempre que se cumplan los mismos límites anteriormente citados:

4. Total de Activo: debe ser inferior a 4.000.000
5. INCN: el importe neto de cifra de negocios debe ser inferior a 8.000.000 euros.
6. nº medio de trabajadores debe ser inferior a 50.

En el caso que se supere este umbral, la obligación es de formular unas CCAA compuestas por: Balance de situación normal, cuenta de pérdidas y ganancias normal, estado de cambios en en el patrimonio neto normal, memoria normal y estado de flujos de efectivo.

CUIDADO! Se abre una pequeña excepción a la hora de formular la Cuenta de Pérdidas y Ganancias en modelo Abreviado, ya que los limites cambian para este estado concreto siempre y cuando se cumplan los siguiente requisitos:

11. Total de Activo: debe ser inferior a 11.400.000 euros.
12. INCN: el importe debe ser inferior a 22.800.000 euros.
13. nº medio de trabajadores debe ser inferior a 250.

¿Cuáles son los plazos para depositar las CCAA?

Los administradores de la sociedad están obligados a formular, en el plazo máximo de 3 meses contados a partir del cierre del ejercicio social (normalmente 31 de diciembre) las cuentas anuales, el informe de gestión y la propuesta de aplicación del resultado, y en el caso de grupo, las cuentas y el informe de gestión consolidados. Esto quiere decir, que, si una empresa termina su ejercicio el 31 de diciembre, el plazo finalizaría el 31 de marzo.

La formulación de cuentas es una propuesta que se lleva a cabo para la Junta General por parte de los administradores, siendo la propia Junta General la que en los seis meses siguientes al cierre del ejercicio deberá aprobarlas o rechazarlas.

Una vez aprobadas, deberán depositarse en el Registro Mercantil de la provincia de su domicilio en el plazo de un mes tras su aprobación, y se considerará que cumplen los requisitos formales de depósito, si en los primeros quince días el Registrador Mercantil no las rechaza.

<Por ejemplo, imaginemos que, como es habitual, una empresa cierra el ejercicio del 2018 el 31 de diciembre de 2018, el 31 marzo de 2019 ha tenido que formular las CCAA anuales provisionales y el  30 junio de 2019, como muy tarde, se han tenido que aprobar esas CCAA por la junta general de socios y aplicar el resultado del ejercicio 2018. Todo ello constará en un acta de la junta general ordinaria y los administradores, como responsables de la gestión, emitirán una certificación de ese acta. La certificación del acta y las CCAA anuales oficiales se depositarán en el Registro mercantil antes del 30 de julio de 2019>

¿Qué ocurre si hay incumplimiento de plazos?                          

Cumplir con los plazos, es muy importante a la hora de depositar las cuentas anuales pues su incumplimiento podría tener como consecuencia el cierre temporal de la ficha en el Registro mercantil y hasta que no se regularizara esta situación no se podría registrar ningún documento. Por otro lado cabría la posibilidad de la imposición de sanciones por parte del Instituto de Cuentas y Auditoria Contable (ICAC) y estas sanciones pueden oscilar entre los 1.200 y los 60.000 euros.

Si la razón de no depositar cuentas anuales reside en la no aprobación de las mismas, será necesario el certificado del órgano de administración(o el acta notarial en la que consta la no aprobación de las CCAA) para así constatarlo y evitar el cierre registral.

¿Quién es el responsable?

Es muy importante destacar la figura del administrador no solo como gestor y responsable en la gestión diaria de la actividad, sino también a la hora de cumplir los plazos de presentación marcados por la ley. Además, cabe recordar que ante cualquier acción que deba ser rectificada, el administrador tiene un plazo de dos meses para rectificarla.

Por eso es tan importante el correcto y oportuno asesoramiento en materia de plazos y aplicación de criterios y normas contables para no comprometer el patrimonio empresarial ni la credibilidad y reputación de nuestra empresa.