La ley 16/2007, de 4 de julio, de reforma y adaptación de la legislación mercantil en materia contable para su armonización internacional, dio nueva redacción a toda la sección relativa a las cuentas anuales del Código de Comercio.

De esta manera el Código de comercio ahora establece que al cierre del ejercicio, el empresario debe formular las cuentas anuales de su empresa, que comprenden:

CUENTAS ANUALES

• Balance
• Cuenta de pérdidas y ganancias
• Estado que refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio
• Un estado de flujos de efectivo, y
• Una memoria

En el año 2015 la ley 22/2015 de Auditoría de cuentas, estableció que el estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo no serán obligatorios cuando así lo establezca una disposición legal. De este modo, esta misma dispuso que cuando pueda formularse balance abreviado, el estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo no será obligatorio.

El Plan General Contable (PGC), desarrolla ampliamente el contenido de las cuentas anuales, del mismo modo que lo hace el Plan General Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas(PGC PYMES). Ambos contemplan el carácter voluntario del estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo para aquellas empresas que utilicen el modelo abreviado del PGC como para los que apliquen el PGC PYMES.

Las cuentas anuales forman una unidad que debe reflejar la imagen fiel del patrimonio de la empresa, de su situación financiera y de sus resultados. Cuando los estados financieros no sean suficientes para mostrar la imagen fiel, la empresa suministrará en la memoria la información adicional necesaria.

Un caso aparte son los libros que debe llevar necesariamente el empresario:

LIBROS CONTABLES

• Libro Diario
• Libro de inventario y cuentas anuales
• Libro de actas
• Libro de socios

Estos libros deben ser legalizados en el Registro Mercantil dónde la empresa tenga su domicilio social, antes de que transcurran cuatros meses siguientes a la fecha del ejercicio.

Pero antes…en un plazo máximo de tres meses contados a partir del cierre del ejercicio social, la administración de la empresa debe formular las cuentas anuales, así como efectuar una propuesta de aplicación de resultados.

La formulación de las CCAA supone simplemente una propuesta que se efectúa a los socios por la administración de la empresa, siendo la Junta general de socios la que en los seis meses siguientes al cierre del ejercicio debe aprobarlas o rechazarlas.

EL 25 DE JULIO EL IMPUESTO SOBRE SOCIEDADES

Los 25 días naturales siguientes a la fecha límite de aprobación de las cuentas anuales, es el plazo del que disponemos las empresas para la presentación de la declaración del impuesto de sociedades, hayan sido rechazadas o aprobadas las mismas.

Una vez aprobadas las CCAA por los socios, estas se deben depositar en el Registro Mercantil en el plazo de un mes. Para depositar las cuentas anuales no basta enviarlas sin más, los documentos que deben ser depositados, según el Reglamento del Registro mercantil son lo siguientes:

• Solicitud de depósito, firmada por el presentador.
• Certificación del acuerdo del órgano de administración competente, que contenga el acuerdo de aprobación de las CCAA y la aplicación del resultado.
• Un ejemplar de las CCAA
• Declaración sobre titular real de la empresa. En ejercicios sucesivos dicho formulario solo deberá ser cumplimentado si se producen cambios en la titularidad real, de no ser así solo se presenta una vez.

MARZO – EL MES IDEAL PARA CERRAR EL EJERCICIO

Por todo esto y dado que febrero es un mes en el que aún hay que suministrar cierta información a la AEAT, marzo es un mes ideal para comenzar con el cierre contable y fiscal del ejercicio. Es un proceso largo que suele comenzar en marzo y no termina hasta el 30 de julio con el depósito de la cuentas anales en el Registro Mercantil. Cuando se inicia el proceso de cierre es importante comprobar entre otras cosas:

CHECKLIST PARA EL CIERRE

En primer lugar tenemos que asegurarnos de que hemos aplicado, durante el ejercicio y en el momento del cierre, los principios contables recogidos en los PPGGCC y que si hemos transformado la forma jurídica de nuestra sociedad y la entidad resultante no está sujeta al impuesto sobre sociedades, o se modifica el tipo de gravamen o determina la aplicación de un régimen tributario especial, el período impositivo lo hemos dado por concluído y hemos presentado el IS.

1. COMPRACIÓN DE EJERCICIOS

• Que las cuentas anuales confeccionadas recogen las cifras del ejercicio que se cierra y las del inmediatamente anterior.

2. MEMORIA

• Qué no hemos olvidado reflejar en la memoria aquellos eventos imposibles de identificar en la cuenta de pérdidas y ganancias o en el balance de situación y que son relevantes para reflejar la imagen fiel de la empresa.

3. BIENES DE INVERSIÓN

• Si hay que dotar perdidas por deterioro en algún elemento inmovilizado
• Si se ha imputado el gasto por amortización de todos los elementos del inmovilizado.
• Para las nuevas inversiones en inmovilizado, comprobar que en el valor de adquisición hemos añadido al precio de compra, los siguientes gastos: transporte, seguro, carga y descarga, instalación y montaje, ensayos y pruebas, y tasas e impuesto no deducibles.
• Qué llevamos una ficha por cada elemento del inmovilizado con su(s) factura(s) de compra anexada(s).
• Qué no hemos amortizado el valor del suelo, ni lo bienes que constituyen el inmovilizado material en curso, ni los que no han entrado en funcionamiento.
• Qué si somos una ERD podemos amortizar libremente las inversiones generadoras de empleo, así como practicar amortizaciones aceleradas.
• Qué en los elementos del inmovilizado material adquiridos durante el ejercicio, solamente hemos amortizados la parte proporcional correspondiente al tiempo que han estado en funcionamiento.
• Que no hemos amortizado contablemente un elemento por encima del coeficiente lineal máximo de la tabla de la LIS.
• Qué si hay reversiones de pérdidas por deterioros anteriores, estas reversiones se han contabilizado.

4. ACTIVOS FINANCIEROS

• Qué los activos financieros adquiridos se han clasificado en su cartera correspondiente: a) a coste amortizado, b) mantenidos para negociar, c) a coste.
• Qué se ha reflejado contablemente el deterioro de los activos financieros.
• Qué hemos valorado los activos financieros de la cartera de negociación a valor razonable de mercado, imputando la diferencia positiva o negativa en la cuenta de pérdidas y ganancias.

5. EXISTENCIAS

• Qué se han incluído los gastos accesorios de compras, transporte, seguros, carga y descarga, tasas e impuestos(a excepción del IVA soportado) que recaiga sobre la operación en el precio de adquisición de las existencias.
• Qué se han contabilizado las pérdidas por deterioro de las existencias.
• Qué las existencias destruídas, desaparecidas o con deterioros irreversibles se han dado de baja del inventario.
• Qué se ha hecho una valoración del inventario de existencias a fecha de cierre.