¿QUÉ ES EL IRPF?

El IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas) o lo que comúnmente se conoce como la declaración de la renta es un documento que le enviamos a Hacienda todos los residentes en España comunicando, cuanto dinero hemos ganado durante el último año, desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre.

¿RESIDENTE EN ESPAÑA…?

Para gustos los colores y cada uno puede tener una definición particular de lo que para él es ser residente en España pero lo que aquí importa es que es lo que considera la ley.

• Vivir más de 6 meses en España.
• Qué radique en España la fuente principal de renta directamente o indirectamente…por ejemplo, vives en Estados Unidos pero quién te paga es una empresa que realiza sus operaciones en España y tu trabajo está vinculado directamente con esas operaciones.
• Qué tu cónyuge e hijos residan en España y dependan de tus rentas.

Es muy importante que tengas en cuenta que el año que cambias de residencia habitual a un país reconocido como paraíso fiscal, seguirás siendo residente en España a efectos de renta durante ese ejercicio y los cuatro años siguientes.

¿TODOS TODOS ESTAMOS OBLIGADOS?

No todos los contribuyentes estamos obligados a presentar la declaración pero si todos aquellos que generan rendimientos por actividades económicas, siempre y cuando facturen más de 1.000 euros, es decir, prácticamente todos.

La renta siempre se presenta entre los meses de abril mayo y junio, las fechas exactas se publican todos los años porque dependen de los días hábiles.

Todos los años, se suele modificar la ley de renta de manera que los tipos de gravamen, de retención o las deducciones aplicables pueden verse alteradas de un año para otro, por eso todos los años mucha gente se pregunta…¿Por qué este año me devuelven menos?

Un ejemplo de esto, que recordamos todos los años es la famosa deducción por la adquisición de la vivienda habitual, dejó de ser aplicable desde el 1 de enero de 2013 por lo que solamente te la puedes aplicar si compraste la vivienda antes de de esa fecha.

¿QUÉ SE ENTIENDE POR RENDIMIENTOS DE ACTIVIDADES ECONÓMICAS?

El rendimiento de una actividad económica es el dinero que gana una persona al organizar unos medios de producción para:

• Producir bienes
• Distribuir bienes
• Prestar servicios

ORGANIZAR MEDIOS DE PRODUCCIÓN

Los medios de producción son los factores que intervienen directamente en el proceso productivo de tu empresa para obtener un resultado. Este resultado puede ser:

1. Extraer recursos naturales para venderlos,
2. Comprar recursos naturales para fabricar un producto y venderlo (fíjate que aquí lo que era un resultado en el punto 1 pasa a ser un medio de producción.
3. Distribuir los productos tanto del punto 1 cómo los del punto 2. La distribución puede ser mayorista o minorista.
4. Prestar servicios a las empresas del punto 1, 2 y 3 para incrementar sus ventas o captar leads como las empresas de publicidad, marketing o comunicación, para cumplir con la legalidad, como los despachos de abogados o llevar la admistración financiera como enzimum. O incluso prestar servicios a particulares.

Todos los medios de producción son gastos deducibles en renta siempre que estén afectos al 100% a la actividad económica.

BIENES AFECTOS A LA ACTIVIDAD ECONÓMICA

Son los bienes que pertenecen al patrimonio personal del contribuyente o el de su cónyuge y que utiliza como medios de producción para su actividad económica.

Volviendo a los 4 casos anteriores la maquinaria herramientas, permisos, personal, etc necesarios para extraer recursos naturales o para fabricar productos son factores de producción y elementos afectos a la actividad económica. Es posible que para la distribución de esos productos sea necesario un vehículo para transportar la mercancía o un inmueble dónde establecer una tienda o una sede donde los empleados trabajarán.

Es sobretodo en los inmuebles y vehículos dónde suele haber más problemas para los autónomos. Hay muchos empresarios que utilizan su coche particular tanto en el ámbito personal como empresarial y eso es lo que denominamos afectación parcial, es decir, el medio de producción solamente está afecta a la actividad económica en un 40% o un 50%.

Este concepto es muy importante porque la ley de renta o ley del IRPF no permite deducir los elementos afectos parcialmente y por lo tanto el coche que utilizas como coche de empresa y coche particular no es deducible.

¿DINERO? LAS RENTAS EN ESPECIE

Cuando hablamos del dinero que se ha ganado en un año, no hablamos de dinero liquido solamente sino también de lo que se conoce como rentas en especie, que son el consumo de bienes o servicios de manera gratuita o por un precio por debajo del de mercado. El caso más habitual es el pago por parte de la empresa de elementos que no son medios de producción para ella sino que son gastos que asume para el disfrute de sus empleados o socios, como por ejemplo seguros médicos, planes de pensiones, cotas de autónomos, coches de empresa…la famosa retribución flexible.

LA DECLARACIÓN DE LA RENTA NO DURA 3 MESES

La declaración de la renta no dura solamente 3 meses, durante 3 meses (abril, mayo y junio) se presenta lo que los profesionales denominamos un resumen anual, pero desde abril del año anterior hasta enero de este año las empresas retenemos parte de la nómina de nuestros trabajadores y se la ingresamos a Hacienda trimestralmente a través del modelo 111, esto es que, las empresas cogemos parte del sueldo de nuestros empleados y se lo ingresamos a Hacienda como un adelanto de la renta que ellos tendrán que pagar.

Las empresas también tenemos la obligación de retener parte de la facturación de los profesionales que nos prestan algún servicio y trimestralmente también se la ingresamos a Hacienda a través del modelo 111. La retención que tenemos que practicar a los profesionales para que ellos adelanten parte de su IRPF es:

• 15%, con carácter general
• 7%, si quién nos presta el servicio nos acredita que se ha dado de alta en la actividad hace menos de 3 años.

Los empresarios autónomos tienen que ingresar trimestralmente en abril, julio, octubre y enero los pagos fraccionados para adelantar parte de la cuota del impuesto de la renta a través del modelo 130, en ellos se suman todos los ingresos y gastos trimestrales y se obtiene un beneficio trimestral:

• Si no hay beneficio no pagas.
• Si hay beneficio le adelantas a Hacienda un 20% de tu beneficio en concepto de impuesto de la renta.

Entre abril y junio del año siguiente es cuando toca regularizar y ver si ese 20% que hemos adelantado es mucho o es poco y eso se hace mediante la declaración de la renta. Si hemos adelantado mucho saldrá a devolver y si por el contrario hemos adelantado poco saldrá a pagar.

Todo esto son adelantos del IRPF que le hacemos a Hacienda durante el año y es clave para entender cómo funciona este impuesto.

Pero…el juego no termina aquí, en enero las empresas enviamos a Hacienda un resumen anual de todas las retenciones que hemos practicado a través del modelo 190, diciendo a quién se las hemos practicado. A partir de la información que las empresas enviamos a Hacienda, se elaboran los borradores y los datos fiscales que se descargan en abril.

A los empresarios no se les genera borrador, porque esa información no se la enviamos durante el año a Hacienda. Los autónomos tienen que informar entre abril y junio de cuál ha sido su resultado definitivo durante el año y en función del resultado del ejercicio saldrá una cuota a pagar del impuesto, pero como previamente ya se ha adelantado trimestralmente dinero para el pago del impuesto pues hay que hacer el cálculo de:

• Si la cantidad final es superior a la que adelantaste, pagarás la diferencia.
• Si la cantidad final es inferior a la que adelantaste, la renta te sale a devolver.

LA RENTA PASO A PASO

Todo lo anterior está muy bien desde un punto de vista teórico pero ahora nos falta el punto de vista práctico. Para cumplimentar y presentar la renta tienes que acceder al programa renta web y para esto, tienes dos opciones:

1. A través del certificado digital o clave pin o
2. Con un número de referencia.

Si no tienes certificado electrónico o clave pin (deberías tenerlo), te queda la opción del nº de referencia, para obtenerlo vuelven a haber dos opciones:

1. Si el año pasado presentaste la declaración de la renta: Necesitarás tu DNI, su fecha de validez y el importe de una casilla de tu declaración del año pasado, la casilla cada año cambia, este año para la renta del 2019 es la nº 505.
2. Si el año pasado no presentaste la declaración de la renta: Necesitarás tu DNI y un IBAN del que se seas titular, es muy importante que sea un IBAN del que eras titular a 31 de diciembre, si acabas de abrir la cuenta no te va a funcionar.

Una vez dentro de renta web lo que tienes que hacer es revisar y corregir tus datos fiscales, no solamente pueden estar haciéndote pagar más impuestos sino que pueden estar haciéndote cometer una infracción tributaria, los errores en los datos fiscales son más habituales de lo que piensas.

Una vez revisados los vuelcas en la declaración, este proceso se hace automáticamente, y una vez volcados cumplimentas tu cuenta de resultados en la que te tienes que deducir todo lo que puedas.

Una vez terminada la declaración la envías, pones un nº de cuenta donde te devolverán si es negativa o dónde el 30 de junio te cargaran la cuota, si es positiva, en este caso puedes fraccionar y pagar el 60% el 30 de junio y el 40% restante el 30 de noviembre.

A partir de este momento Hacienda cuenta con 6 meses para devolver, entre julio y diciembre, si tardan en devolver no sufras no tiene porque ir nada mal, puede ser que simplemente Hacienda esté reteniendo las rentas porque no quiera pagar aún, es más habitual de lo que debería.

Recuerda que como empresario tu mayor deducción son los gastos de tu actividad económica, no te dejes ni uno. Aquí te dejamos una lista de gastos deducibles que no se te pueden olvidar:

• Cuota mensual de la seguridad social (cuota de autónomos)
• Nóminas y seguridad social
• Factura mensual del teléfono
• Gestoría y/o asesoría fiscal
• Programas de facturación o de contabilidad.
• Servicios de asesoramiento laboral y/o legal.
• Suscripciones y programas informáticos necesarios para la actividad. Por ejemplo si eres diseñador gráfico, los programas de diseño que utilices.
• Todos los gastos relacionados con tu sitio web: dominio, hosting, cuentas de email, diseño, contenido del blog, etc.
• Gastos de marketing, comunicción o publicidad: redes sociales, anuncios, google ads, etc…
• Suministros. Si trabajas desde casa o una oficina puedes deducir los gastos de luz, agua, electricidad e internet.
• Coste mensual de tu sede física, ya sea un alquiler de una oficina o una cuota de un coworking.
• Dietas. Puedes deducir las comidas que hagas fuera de casa mientras estés trabajando.
• Materiales de oficina
• Seguros, muy importante: seguro de responsabilidad civil, seguro de vida, seguro médico privado (hasta 500 euros por persona y unidad familiar)
• Cuotas de colegios profesionales y asociaciones.
• Gastos relacionados con el vehículo, si eres taxista, agente comercial, transportista, etc…
• Gasto de manutención si has trabajado fuera de tu ciudad: hotel, transportes, comidas, taxis, etc.
• Libros y suscripciones a revistas especializadas
• Eventos
• Formación, para ti y para tus empleados.

Nunca debes olvidar que para deducir un gasto en tu declaración de la renta debes cumplir las siguientes pasos:

1. Recibir una factura justificativa de ese gastos.
2. Que esa factura refleje un gasto real y necesario para el ejercicio de tu actividad económica.
3. Que la afectación de ese gasto a tu actividad económica sea al 100%.
4. Contabilizar el gasto en tus libros oficiales.
5. Volcar tu contabilidad en la declaración de la renta.

Estos cinco pasos son muy importantes, mucho clientes llegan a Enzimum si saber realmente que tienen que llevar una contabilidad, ni que se pueden deducir gastos y lo pero de todo es que llevan años ejerciendo una actividad profesional.

Ejemplo:

Imagina que eres abogado y que para causar buena impresión te compras un traje muy bueno, a medida, que solamente utilizas para visitar a tus clientes

¿Crees que te lo podrás deducir?

-Pues NO

¿Por qué?

-Porque cuando tú compras el traje lo compras tú, autónomo, persona física y lo afectas a tu actividad profesional. Una prenda de ropa que se puede utilizar tanto en el ámbito personal como en el profesional es susceptible de pensar que no está afecta 100% a tu actividad profesional y tendrías que demostrar que así es, algo que es misión imposible.

AHORRA EN TU DECLARACIÓN DE LA RENTA

Es muy importante que lleves un control exhaustivo de tu contabilidad, tanto de la tesorería como de la facturación. Es cierto que los autónomos, no están obligados a llevar una contabilidad por partida doble como las sociedades, eso simplifica mucho el proceso contable pero perjudica en la misma medida al control de gastos, por eso te recomendamos que:

1. Tengas una cuenta bancaria exclusiva para tu actividad empresarial o profesional.
2. Revises los movimientos recurrentemente.
3. Pidas todas las facturas a tus proveedores y acreedores en el momento que contrates un servicio, especialmente para la suscripciones online, en las cuáles debes especificar que eres empresa sino no te enviarán factura. Intenta deducir lo máximo posible, cualquier gasto que veas intenta deducirlo, modo rata on, para coger el hábito.
4. Contabiliza al día y haz control financiero, como mínimo con una frecuencia semanal.
5. Cuando toque presentar la declaración de la renta revisa muy bien los datos fiscales, Hacienda ha podido meter la gamba y si ya has llevado un control exhaustivo durante el año, no solamente ahorrarás dinero porque pagarás menos impuestos sino que ahorrarás tiempo porque harás la renta en menos que canta un gallo.

Sabemos que esta teoría sobre el control es muy bonita, pero en la práctica, no lo es tanto, es complicado llevarla a cabo, pero con esfuerzo se consigue. Lo sabemos porque es nuestro trabajo, con Enzimum puedes llevar al día tu empresa te puedes anticipar al resultado de tu renta desde 16 meses antes de tener que presentarla y esta se va actualizando durante todo el año para saber en todo momento cuál va a ser el resultado de tu declaración.

Nuestros clientes cuando llegan por primera vez a Enzimum esto lo ven misión imposible y en apenas unas semanas su declaración de la renta está en piloto automático 100 % al día 100% controlada, es como un sueño. Te lo aseguramos es posible.