Si tu empresa realiza simultáneamente operaciones por las que puede deducirse el IVA y operaciones por las que no puede hacerlo o lo que es lo mismo entrega bienes o presta servicios exentos y no exentos de IVA, en general le será de aplicación la regla de la prorrata y podrá optar entre dos sistemas o modalidades.

Algunos ejemplos de empresas en esta situación son:

• Empresa que alquila tanto inmueble destinados a la vivienda como a oficinas
• Médicos que ejercen medicina estética y cirugía plástica reparadora.
• Empresas que ejercen tanto el asesoramiento como la mediación en la contratación de seguros.
• Artistas que perciben derechos de autor y también dan conciertos.
• Contratitas a los que les sea de aplicación la inversión del sujeto pasivo en la ejecución de obras.
• Etc…

PRORRATA GENERAL

A través de este sistema no podrás deducirte todo el IVA, solamente un porcentaje de IVA soportado igual al porcentaje que representan las ventas con derecho a deducción con respecto a todas las ventas. En la prorrata general, se aplica un porcentaje igual a las operaciones sujetas a IVA ejercidas por tu empresa entre el total de las operaciones ejercidas, este porcentaje multiplicado por el IVA soportado determinará la cantidad del IVA soportado que podrás deducir.

PRORRATA ESPECIAL

La prorrata especial es una modalidad de deducción más precisa puesto que permite ejercitar el derecho a la deducción de forma íntegra en aquella actividad que se encuentra sujeta y no exenta. En esta modalidad, podrás deducir el 100 % del IVA soportado en actividades con derecho a deducción y el 0% del IVA en actividades sin ese derecho. Por este motivo, en la prorrata especial, la llevanza de la contabilidad requiere un sobreesfuerzo con respecto al sistema general, ya que el IVA soportado se debe clasificar en tres grupos:

• EL IVA soportado de actividades que originan derecho a deducción.
• El IVA soportado de actividades que no dan derecho a deducción.
• El IVA soportado en actividades comunes, al cual es de aplicación la prorrata general.

¿QUÉ OCURRE CON LOS GASTOS COMUNES?

En la explotación de un negocio que ejerce varias actividades económicas o que lleva varias líneas de negocio siempre hay gastos comunes inherentes a todas las líneas de negocio (por ejemplo: suministros o el alquiler de la oficina). En cuanto al IVA en gastos comunes, cuando aplicas prorrata especial, podrás deducir estos gastos con la prorrata general.

¿QUÉ SISTEMA APLICO?

Por defecto se aplica la prorrata general y dada la menor complejidad en el cálculo hace que sea la modalidad de aplicación general pero la empresa siempre puede optar por aplicar la prorrata especial si así lo desea. No obstante, aunque tu empresa pueda optar por una o por otra modalidad, siempre hay que tener en cuenta la regla del 10%…

• Si la cantidad de IVA deducible con la prorrata general superar en un 10% la cantidad de IVA que sería deducible con la especial, estás obligado a aplicar la prorrata especial.

Esta obligación trae unas consecuencias ficales y contables muy importantes que debes tener en cuenta:

• Por un lado, te está obligando a llevar un control de ambas modalidades, independientemente de si estás aplicando el sistema especial o el general y esto contablemente supone que, aunque estés aplicando la modalidad general debes clasificar el IVA en los tres grupos que te obliga la modalidad especial.
• Por otro lado, la regla del 10% te lleva inevitablemente a la archiconocida regla fiscal de los 3 años. Si optas, aunque sea por obligación, a la modalidad especial debes permanecer en ella, al menos 3 años.

PLAZOS

En cuanto a los plazos, para ejercer la opción o la obligación por la prorrata especial, puedes hacerlo, generalmente, en la última autoliquidación de IVA del año, en la cuál se lleva a cabo la regularización de las deducciones de IVA del ejercicio.

También en el período en el que comiences la actividad puedes optar por la prorrata especial, ya que, por defecto, lo prorrata aplicable siempre es la general. En este caso, tienes de plazo hasta el último día de presentación en periodo voluntario de tu primera autoliquidación de IVA.

Y no olvides que, en este caso, también es de aplicación la regla de los 3 años, es decir, si optas por la prorrata especial, tendrás prorrata especial durante 3 años.

CONCLUSIÓN

Desgraciadamente, es muy habitual que las pymes no estén capacitadas, por falta de tiempo y de personal, a llevar una contabilidad tan exhaustiva que permita controlar ambas modalidades. Esto las lleva a enfrentarse a recargos, sanciones y devoluciones de cuotas por haber estado obligadas, por ejemplo, a aplicar la modalidad especial en lugar de la general.

Por este motivo siempre es recomendable llevar la contabilidad y la fiscalidad lo más controlada posible, ya que es la única manera de gestionar tu empresa de la manera más óptima posible además de evitar malas sorpresas por parte de Hacienda.